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Procure alguns métodos
Técnicas de organização começaram a fazer a cabeça de muita gente. Uma dessas é a Pomodoro. Inventada pelo empresário italiano Francesco Cirillo na década de 1990, ela ensina o profissional a se concentrar em uma atividade por 25 minutos seguidos e fazer pausas de 3 a 5 minutos. Seu criador marcava o tempo com um temporizador, espécie de cronômetro, em forma de tomate daí o nome pomodoro (tomate, em italiano).
Já a técnica GTD foi criada pelo consultor de produtividade David Allen, autor de A Arte de Fazer Acontecer (Ed. Campus/Elsevier). A ideia é escrever tudo o que é preciso fazer ao longo do dia para não ter de ficar pensando sobre isso.
Use a tecnologia a seu favor
Aplicativos de smartphones e tablets são a nova moda para organizar tarefas. Um dos mais famosos é o Evernote, disponível para iOS, Windows e Android, no qual é possível fazer anotações, armazenar arquivos e compartilhar informações.
Controle sua caixa de entrada
Terminar o dia com no máximo 20 mensagens na caixa de e-mail é a estratégia de alguns gestores. Essas mensagens são as tarefas que eles tratarão no dia seguinte.
Deixe brechas para emergências
Separe períodos livres ao longo do dia para resolver emergências. Afinal, se tiver um contratempo e seu dia estiver lotado de atividades, provavelmente você não cumprirá todas.O ideal é deixar livre 20% do tempo duas horas para quem trabalha até dez horas por dia.
Hora do dia
Acompanhar o comportamento da produtividade pessoal ao longo do dia é uma forma de identificar momentos em que a disposição para o trabalho está mais alta ou mais baixa.
Tudo no calendário
O calendário continua sendo a principal ferramenta de organização. Planeje tudo com antecedência, assim o risco de esquecer ou não se preparar para qualquer atividade diminiu considerávelmente.
Estabeleça critérios
Dedicar tempo ao que é mais importante por meio de critérios ajuda a organizar a agenda. Defina quais são as tarefas prioridades como urgentes e as demais com o grau de importância e prazo de entrega. Desta forma é mais fácil visualizarão o que precisa ser feito o quanto antes e o que pode esperar.
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