Procure alguns métodos
Técnicas de organização começaram a fazer a cabeça de muita gente. Uma dessas é a Pomodoro. Inventada pelo empresário italiano Francesco Cirillo na década de 1990, ela ensina o profissional a se concentrar em uma atividade por 25 minutos seguidos e fazer pausas de 3 a 5 minutos. Seu criador marcava o tempo com um temporizador, espécie de cronômetro, em forma de tomate daí o nome pomodoro (tomate, em italiano).
Já a técnica GTD foi criada pelo consultor de produtividade David Allen, autor de A Arte de Fazer Acontecer (Ed. Campus/Elsevier). A ideia é escrever tudo o que é preciso fazer ao longo do dia para não ter de ficar pensando sobre isso.
Use a tecnologia a seu favor
Aplicativos de smartphones e tablets são a nova moda para organizar tarefas. Um dos mais famosos é o Evernote, disponível para iOS, Windows e Android, no qual é possível fazer anotações, armazenar arquivos e compartilhar informações.
Controle sua caixa de entrada
Terminar o dia com no máximo 20 mensagens na caixa de e-mail é a estratégia de alguns gestores. Essas mensagens são as tarefas que eles tratarão no dia seguinte.
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Deixe brechas para emergências
Separe períodos livres ao longo do dia para resolver emergências. Afinal, se tiver um contratempo e seu dia estiver lotado de atividades, provavelmente você não cumprirá todas.O ideal é deixar livre 20% do tempo duas horas para quem trabalha até dez horas por dia.
Hora do dia
Acompanhar o comportamento da produtividade pessoal ao longo do dia é uma forma de identificar momentos em que a disposição para o trabalho está mais alta ou mais baixa.
Tudo no calendário
O calendário continua sendo a principal ferramenta de organização. Planeje tudo com antecedência, assim o risco de esquecer ou não se preparar para qualquer atividade diminiu considerávelmente.
Estabeleça critérios
Dedicar tempo ao que é mais importante por meio de critérios ajuda a organizar a agenda. Defina quais são as tarefas prioridades como urgentes e as demais com o grau de importância e prazo de entrega. Desta forma é mais fácil visualizarão o que precisa ser feito o quanto antes e o que pode esperar.
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