São muitos documentos, comprovantes, recibos e cada um com um prazo mínimo de arquivamento.
Para descomplicar a vida de acordo com a Lei Federal no. 12.007 de 30 de julho de 2009, agora todas as empresas públicas e privadas prestadoras de serviço são obrigadas a emitir um único extrato referente aos pagamentos feitos no ano passado, confirmando sua quitação.
Este único documento substitui para cada tipo de conta os 12 comprovantes mensais do ano anterior e isso deverá se repetir sempre no mês de maio de cada ano. Para facilitar a vida das empresas e evitar gastos com o envio, a declaração poderá ser emitida em espaço da própria conta.
O prazo que este novo comprovante precisa ficar guardado não muda, continuam sendo cinco anos para a maioria dos serviços. Antes você guardava 10 tipos de comprovantes que multiplicados por 5 anos totalizavam 600 papéis para serem arquivados, agora serão apenas 50.
O consumidor não precisará fazer nenhum tipo de cadastro ou requisição, seu único esforço será, evidentemente, o de manter suas contas em dia.
Cada tipo de documento, recibo ou comprovante tem um prazo de validade, por isso muito cuidado para não jogar fora ou arquivar o que não precisa. Por exemplo, será que a nota fiscal deve ser conservada somente até a data de vencimento da garantia do produto?
NOTA FISCAL de produto ou serviço deve ser guardada pelo prazo de vida útil do produto, dessa forma o consumidor se resguarda de possíveis defeitos ocultos de fabricação.
IRPF, todos os comprovantes utilizados para a elaboração da Declaração de Ajuste Anual do Imposto de Renda Pessoa Física deverão ser arquivados pelo contribuinte por um prazo de pelo menos 5 anos, começando a valer a partir do primeiro dia útil do ano seguinte ao pagamento. Como a declaração e os seus comprovantes devem ser mantidos durante os 5 anos subsequentes ao da respectiva declaração, conte 6 anos.
IPTU ou Imposto Predial e Territorial Urbano deverá ser arquivado por 5 anos subsequentes ao da respectiva cobrança e como uma forma de comprovar a propriedade, guarde por 10 anos.
Comprovantes que devem ser guardados por 5 anos: IPVA, contas de consumo, água, luz, telefone e demais serviços essenciais, condomínio, recibo de pagamento de prestação da casa própria, convênio médico, TV por assinatura, honorários de profissionais liberais, outros. Fatura de cartão de crédito com relação à discussão dos juros aplicados. Comprovante de depósito deve-se guardar até a comprovação do crédito em conta corrente. Para comprovação de pagamentos diversos é bom guardar o extrato bancário por 5 anos como forma de comprovar o recebimento de salários (na falta de holerite); de movimentação financeira (fisco, por exemplo).
Consórcios, guardar os comprovantes até a data da entrega da carta de liberação da alienação fiduciária que é a prova de que o pagamento foi feito. Mensalidade escolar - guardar até o término do curso, após receber o certificado ou diploma. Quando utilizado para efeito de abatimento do Imposto de Renda, os comprovantes deverão ser arquivados por 6 anos, juntamente com a Declaração.
Carnês do ISS, contribuições do FGTS e encargos vinculados à Previdência Social, exigem que os recibos sejam guardados pelo prazo de contribuição do segurado (35 anos para homens e 30 anos para mulheres).
Não tem desculpa para manter um bom arquivo com pouco espaço e uma redução enorme de papeis. Uma família em média arquiva mais de 1.200 comprovantes em cinco anos, a partir de agora 100 comprovantes serão suficientes.
Altemir Farinhas
Equilíbrio Financeiro Finanças Pessoais
Especialista em finanças pessoais, palestrante e autor dos livros
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