Organizar a área de trabalho é essencial para que as tarefas do dia a dia sejam realizadas de forma mais eficiente e produtiva. E o melhor é que ao organizar o ambiente, seus papéis, contas e arquivos, você vai descobrir que não é preciso muito espaço para colocar tudo em ordem, basta ter um lugar certo para cada coisa, seja na empresa ou em casa. Veja abaixo algumas dicas de móveis e acessórios que podem ser utilizados para a organização do escritório e saiba por quanto tempo devem ser guardados alguns documentos importantes.
01. O conforto é importante para garantir a produtividade, por isso, se atente ao comprar a cadeira que vai utilizar. Prefira as cadeiras com assento, encosto e altura reguláveis e que possuam rodízios. Antes de escolher a cadeira, verifique a altura da mesa e certifique-se que os braços da cadeira não batam no tampo.
02. Uma boa iluminação é essencial para a área de trabalho. A iluminação geral deve estar entre o computador e a cadeira, nunca atrás da mesma, para evitar o reflexo da luz na tela do computador. Luminárias de mesa com haste articulável complementam a iluminação, nesse caso, o foco deve estar direcionado para o teclado do computador ou para a área de trabalho, a uma distância aproximada de 50 cm.
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Pequenas luminárias próprias para esse fim fazem parte da coleção Tok&Stok, como a Led Mouse, que funciona à pilha e a Led Top, que é ligada na entrada USB do notebook.
03. Se você é destro deixe o telefone do lado esquerdo da mesa e mantenha um bloco de notas, a agenda e uma caneta sempre próximos ao telefone.
04.Junte todos os fios e esconda-os. O Porta-fio Uniflex, da coleção de acessórios Tok&Stok, é uma espécie de canaleta que esconde super bem todos os fios de uma só vez. Afinal, além de ficar feio, fios soltos no chão ainda dificultam a limpeza do ambiente. Os produtos, confeccionados em plástico, estão disponíveis em preto e branco translúcido, nas medidas de 12mm e 20mm de espessura.
05. Para organizar a mesa de trabalho, retire tudo que está sobre a mesa e coloque de volta apenas os objetos realmente utilizados no dia a dia. Acessórios de mesa como porta lápis, porta clips e porta papel de mesa ajudam a colocar ordem nos objetos que precisam estar sempre à mão.
Procure deixar no porta papel de mesa apenas os papéis que você precisará durante a semana e se acostume a arquivar o que não será mais utilizado.
Utilize a caixa arquivo como caixas de "entrada" e "saída" ou para arquivar pastas e apostilas. Na imagem ao lado o aparador de livros da Linha Criar organiza os lvros que tem que ficar à mão.
06. Para arquivar os papéis e documentos importantes utilize pastas, porta arquivos de mesa, gaveteiros, caixas... Primeiro jogue no lixo o que puder ser jogado e separe os papéis em arquivos ativos e inativos. Os inativos, conhecidos também como arquivo morto, podem ser colocados em caixas dentro de pastas, separados por assunto e guardados em um armário ou estante.
Os móveis em chapa de aço da Linha Files são práticos e versáteis, projetados para organizar escritórios tanto de casa, quanto os institucionais.
07. Pequenos organizadores de mesa também podem ser utilizados, caso não precise de armários. O porta pastas suspensas Power Executivo além de servir de arquivo, ainda pode ser facilmente levado para uma reunião externa.
08. Por quanto tempo devo guardar os documentos? Muitas vezes guardamos comprovantes de contas e muitos outros papéis sem necessidade, e com isso, ficamos sem espaço para guardar o que é realmente necessário. segue um guia resumido do que deve ser arquivado ou jogado, segundo as orientações do livro Organize-se, de Donna Smallin:
- Canhotos de cheque devem ser guardados até que você confira cuidadosamente cada cheque emitido, se quiser, guarde apenas os mais recentes, caso precise comprovar algum pagamento.
- Comprovantes de saques e depósitos podem ser descartados após a conferência do extrato bancário.
- Notas Fiscais de produtos devem ser guardadas durante o período de vida útil do produto.
- Contas de tarifas públicas, pagamentos de condomínios e mensalidades escolares devem ser mantidas por 5 anos.
- Imposto de renda e impostos em geral precisam ser guardados por 5 anos, passado esse período, se resolver descartar os documentos, é melhor rasgá-los ou queimá-los.
- Escrituras e registros de propriedade devem ser mantidos para sempre, exceto em caso de venda.
09. Invista nos móveis de apoio como pequenas estantes, carrinhos ou bares para organizar os acessórios de lanche e café no escritório. Caixas podem ser utilizadas para guardar o estoque e a bandeja mantém a garrafa e as xícaras no lugar. Não se esqueça de conferir sempre o prazo de validade dos itens armazenados.
10. Vou fazer isso quando tiver tempo... é uma das frases mais conhecidas por nós, o problema é que esse tempo nunca aparece. Maria Gracia, do site getorganizenow.com dá a dica de estabelecer objetivos de 10 minutos para realizar algumas atividades que sempre deixamos para trás. Como? Programe 10 minutos diários para por em dia a leitura, estudar algum idioma, se divertir com seus filhos e, é claro, manter seu escritório em ordem.